Metody FIFO, LIFO, FEFO, LOFO i HIFO: czym są i jak wpływają na zarządzanie zapasami?

Efektywne zarządzanie zapasami to kluczowy element sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Niezależnie od branży, właściwy dobór metod wyceny i rotacji zapasów może znacząco wpłynąć na wyniki finansowe firmy. Metody takie jak FIFO, LIFO, FEFO, LOFO czy HIFO to nie tylko skróty używane przez księgowych – to strategie, które determinują przepływ towarów, wpływają na wartość zapasów i mają bezpośrednie przełożenie na podatki. W tym artykule wyjaśnimy, czym są poszczególne metody, jak funkcjonują w praktyce i jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie.

Podstawowe metody zarządzania zapasami – przegląd

Zanim zagłębimy się w szczegóły, warto poznać podstawowe metody zarządzania zapasami, które są powszechnie stosowane w biznesie:

  • FIFO (First In, First Out) – pierwsze weszło, pierwsze wyszło
  • LIFO (Last In, First Out) – ostatnie weszło, pierwsze wyszło
  • FEFO (First Expired, First Out) – pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi
  • LOFO (Lowest In, First Out) – najtańsze weszło, pierwsze wychodzi
  • HIFO (Highest In, First Out) – najdroższe weszło, pierwsze wychodzi

Każda z tych metod ma swoje zastosowanie w określonych warunkach i może przynieść różne korzyści finansowe i operacyjne. Wybór odpowiedniej metody zależy od specyfiki branży, rodzaju produktów oraz strategii finansowej przedsiębiorstwa.

FIFO – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło

Metoda FIFO (First In, First Out) to najpopularniejsza i najczęściej stosowana metoda zarządzania zapasami. Jej zasada jest prosta – towary, które zostały przyjęte do magazynu jako pierwsze, są również jako pierwsze z niego wydawane.

FIFO zakłada, że koszt sprzedanych towarów jest obliczany na podstawie kosztu najstarszych zapasów, podczas gdy zapasy końcowe są wyceniane według najnowszych cen zakupu.

Przykład praktyczny: Firma zakupiła 100 sztuk towaru po 10 zł, następnie 100 sztuk po 12 zł. Przy sprzedaży 150 sztuk, koszt sprzedanych towarów według FIFO wyniesie: (100 × 10 zł) + (50 × 12 zł) = 1600 zł. Pozostałe 50 sztuk w magazynie będzie wycenione po 12 zł za sztukę.

Zalety metody FIFO:

  • Odzwierciedla naturalny przepływ towarów (szczególnie ważne dla produktów łatwo psujących się)
  • Jest akceptowana przez standardy rachunkowości na całym świecie
  • Zapobiega przestarzałości zapasów
  • W okresie inflacji prowadzi do niższych kosztów sprzedanych towarów i wyższych zysków

LIFO – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło

Metoda LIFO (Last In, First Out) działa odwrotnie do FIFO – towary, które zostały przyjęte do magazynu jako ostatnie, są wydawane jako pierwsze. W praktyce oznacza to, że najnowsze zakupy są pierwsze sprzedawane.

Przykład praktyczny: Korzystając z tych samych danych co wcześniej, przy sprzedaży 150 sztuk koszt według LIFO wyniesie: (100 × 12 zł) + (50 × 10 zł) = 1700 zł. Pozostałe 50 sztuk w magazynie będzie wycenione po 10 zł za sztukę.

Warto zaznaczyć, że metoda LIFO nie jest dozwolona w wielu krajach zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), ale jest dopuszczalna w USA zgodnie z US GAAP.

Zalety metody LIFO:

  • W okresie inflacji prowadzi do wyższych kosztów sprzedanych towarów i niższych zysków, co może obniżyć podatki
  • Lepiej dopasowuje bieżące koszty do bieżących przychodów, co daje bardziej realistyczny obraz marży

FEFO – pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi

Metoda FEFO (First Expired, First Out) jest szczególnie istotna w branżach, gdzie produkty mają określoną datę przydatności. Zgodnie z tą metodą, produkty z najkrótszym terminem przydatności są wydawane jako pierwsze, niezależnie od tego, kiedy zostały przyjęte do magazynu.

FEFO to kluczowa metoda w zarządzaniu zapasami produktów spożywczych, farmaceutycznych i innych, które mają określony termin przydatności do użycia.

Przykład praktyczny: Apteka ma na stanie lek, którego partie mają terminy ważności: partia A – 12.2023, partia B – 06.2024, partia C – 03.2023. Zgodnie z FEFO, najpierw zostanie wydana partia C, następnie A, a na końcu B, minimalizując ryzyko strat związanych z przeterminowaniem.

Zalety metody FEFO:

  • Minimalizuje straty związane z przeterminowaniem produktów
  • Zapewnia klientom produkty o dłuższym pozostałym okresie przydatności
  • Optymalizuje zarządzanie produktami o krótkim terminie przydatności
  • Poprawia bezpieczeństwo konsumentów i zmniejsza ryzyko reklamacji

LOFO i HIFO – strategie oparte na cenie

Metody LOFO (Lowest In, First Out) i HIFO (Highest In, First Out) to strategie, które opierają się na cenie zakupu towarów, a nie na czasie ich przyjęcia do magazynu czy terminie przydatności.

LOFO – najtańsze wychodzi pierwsze

W metodzie LOFO produkty zakupione po najniższej cenie są wydawane jako pierwsze. Ta strategia prowadzi do wyższej wartości zapasów końcowych i niższych kosztów sprzedanych towarów, co przekłada się na wyższy zysk brutto.

Przykład praktyczny: Firma zakupiła 50 sztuk towaru po 20 zł, 30 sztuk po 18 zł i 40 sztuk po 25 zł. Przy sprzedaży 60 sztuk, zgodnie z LOFO, najpierw zostanie wydane 30 sztuk po 18 zł, a następnie 30 sztuk po 20 zł. Koszt sprzedanych towarów wyniesie: (30 × 18 zł) + (30 × 20 zł) = 1140 zł. W magazynie pozostanie 20 sztuk po 20 zł i 40 sztuk po 25 zł.

HIFO – najdroższe wychodzi pierwsze

W metodzie HIFO produkty zakupione po najwyższej cenie są wydawane jako pierwsze. Ta strategia prowadzi do niższej wartości zapasów końcowych i wyższych kosztów sprzedanych towarów, co może być korzystne z perspektywy podatkowej.

Przykład praktyczny: Korzystając z tych samych danych, przy sprzedaży 60 sztuk zgodnie z HIFO, najpierw zostanie wydane 40 sztuk po 25 zł, a następnie 20 sztuk po 20 zł. Koszt sprzedanych towarów wyniesie: (40 × 25 zł) + (20 × 20 zł) = 1400 zł. W magazynie pozostanie 30 sztuk po 18 zł i 30 sztuk po 20 zł.

Wpływ wyboru metody na wyniki finansowe

Wybór metody zarządzania zapasami ma bezpośredni wpływ na kilka kluczowych aspektów finansowych przedsiębiorstwa:

  • Wartość zapasów – różne metody prowadzą do różnych wycen zapasów końcowych, co wpływa na bilans firmy
  • Koszt sprzedanych towarów – wpływa bezpośrednio na marżę brutto i rentowność sprzedaży
  • Zysk – wyższe koszty sprzedanych towarów oznaczają niższy zysk brutto, co przekłada się na wynik finansowy
  • Podatki – niższy zysk oznacza niższe podatki, co może być elementem optymalizacji podatkowej
  • Przepływy pieniężne – efektywne zarządzanie zapasami poprawia płynność finansową i zmniejsza zapotrzebowanie na kapitał obrotowy

W okresie inflacji metoda FIFO zazwyczaj prowadzi do niższych kosztów sprzedanych towarów i wyższych zysków, podczas gdy LIFO daje odwrotny efekt. Z kolei metody LOFO i HIFO mogą być wykorzystywane strategicznie w zależności od celów podatkowych i finansowych firmy.

Jak wybrać odpowiednią metodę dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniej metody zarządzania zapasami powinien uwzględniać:

  • Rodzaj produktów – dla produktów z terminem ważności FEFO będzie najlepszym wyborem, chroniącym przed stratami
  • Otoczenie ekonomiczne – w okresie inflacji LIFO może przynieść korzyści podatkowe, podczas gdy FIFO poprawi wyniki finansowe
  • Regulacje prawne – niektóre metody mogą nie być dozwolone w danym kraju, co wymaga dostosowania się do lokalnych przepisów
  • Cele finansowe – jeśli celem jest maksymalizacja zysków wykazywanych w sprawozdaniach, FIFO może być lepszym wyborem
  • Branżę – różne sektory mają różne standardy i praktyki, które warto uwzględnić przy wyborze metody

Warto również pamiętać, że zgodnie z zasadą ciągłości, firma powinna konsekwentnie stosować wybraną metodę, a każda zmiana powinna być odpowiednio uzasadniona i ujawniona w sprawozdaniach finansowych.

Efektywne zarządzanie zapasami to więcej niż tylko wybór między FIFO, LIFO czy innymi metodami – to strategiczna decyzja, która wpływa na wiele aspektów działalności przedsiębiorstwa. Właściwy dobór metody może przyczynić się do optymalizacji kosztów, zwiększenia zysków i poprawy płynności finansowej. Dlatego warto regularnie analizować stosowane metody i dostosowywać je do zmieniających się warunków rynkowych oraz potrzeb firmy.