Kasa fiskalna – kiedy jest obowiązkowa i jakie są limity?

Kasa fiskalna to jedno z podstawowych urządzeń w wielu firmach, służące do rejestrowania sprzedaży i wydawania paragonów. Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą lub planujących jej rozszerzenie, kwestia posiadania kasy fiskalnej jest niezwykle istotna. Prawidłowe rozpoznanie momentu, w którym powstaje obowiązek instalacji kasy fiskalnej, może uchronić przed poważnymi konsekwencjami finansowymi. W tym artykule odpowiemy na najważniejsze pytania dotyczące obowiązku posiadania kasy fiskalnej w Polsce – od limitów obrotów, przez branże objęte bezwzględnym obowiązkiem, aż po koszty zakupu i możliwości uzyskania ulgi podatkowej.

Czym jest kasa fiskalna i kto musi ją posiadać?

Kasa fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jej głównym zadaniem jest ewidencjonowanie obrotów i kwot podatku dla celów podatkowych, co umożliwia organom skarbowym kontrolę nad prawidłowością rozliczeń.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy:

• Sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
• Przekroczyli określony przez przepisy limit obrotów wynoszący 20 000 zł netto rocznie
• Prowadzą działalność w branżach objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotów

Od 2019 roku sukcesywnie wprowadzane są kasy fiskalne online, które automatycznie przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Jest to element uszczelniania systemu podatkowego i ograniczania szarej strefy w gospodarce.

Limity obrotów a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Dla większości przedsiębiorców obowiązek instalacji kasy fiskalnej pojawia się po przekroczeniu określonego limitu obrotów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Aktualny limit zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej wynosi 20 000 zł rocznie.

Limit ten dotyczy sprzedaży w danym roku podatkowym i odnosi się do wartości netto (bez VAT). Co szczególnie istotne, do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych – sprzedaż na rzecz innych firm (B2B) nie jest wliczana do tego limitu.

Przedsiębiorca, który przekroczy limit 20 000 zł, ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną w terminie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Ten okres przejściowy daje przedsiębiorcy czas na wybór odpowiedniego urządzenia, jego zakup i wdrożenie.

Przykład obliczania limitu

Załóżmy, że przedsiębiorca rozpoczął działalność 1 marca 2023 roku. Do końca kwietnia jego obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych wyniosły 5 000 zł netto. W maju obroty wyniosły 16 000 zł netto, co oznacza, że łączny obrót przekroczył limit 20 000 zł (5 000 zł + 16 000 zł = 21 000 zł). W tej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną najpóźniej do 31 lipca 2023 roku (dwa miesiące od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu przekroczenia limitu).

Branże z bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej

Niektóre branże są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej bez względu na wysokość osiąganych obrotów. Oznacza to, że przedsiębiorcy działający w tych branżach muszą zainstalować kasę fiskalną od pierwszej transakcji, nawet jeśli ich obroty są minimalne. Do takich branż należą m.in.:

• Usługi gastronomiczne, z wyjątkiem usług świadczonych na pokładach samolotów
• Sprzedaż napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%
• Dostawa perfum i wód toaletowych
• Sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów silnikowych
• Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
• Usługi prawnicze
• Usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów
• Usługi związane z wyżywieniem, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne
• Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów
• Usługi taksówek

Lista branż objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej jest dość obszerna i podlega okresowym aktualizacjom. Ministerstwo Finansów regularnie rozszerza tę listę, dążąc do zwiększenia transparentności transakcji w branżach szczególnie narażonych na nieprawidłowości. Dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić zmiany w przepisach lub konsultować się z księgowym.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Istnieją również sytuacje, w których przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, mimo prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Te wyjątki dotyczą głównie specyficznych form sprzedaży lub określonych rodzajów działalności. Do najważniejszych zwolnień należą:

• Sprzedaż wysyłkowa, jeśli zapłata następuje za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u, a z dokumentów wynika jednoznacznie, jakiej konkretnie czynności dotyczyła
• Dostawa energii elektrycznej, cieplnej, gazu przewodowego
• Usługi telekomunikacyjne
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe
• Sprzedaż biletów komunikacji miejskiej i kolejowej
• Dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą)

Warto podkreślić, że zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku dokumentowania sprzedaży w inny sposób, np. poprzez wystawianie faktur. Każda transakcja musi być odpowiednio udokumentowana dla celów podatkowych, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta z kasy fiskalnej, czy nie.

Koszty związane z kasą fiskalną i możliwość uzyskania ulgi

Zakup kasy fiskalnej to wydatek rzędu od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych, w zależności od modelu i funkcjonalności. Ceny kas fiskalnych online rozpoczynają się od około 1000-1500 zł, a mogą sięgać nawet 4000-5000 zł za bardziej zaawansowane modele. Wybór odpowiedniego urządzenia powinien być uzależniony od specyfiki prowadzonej działalności, liczby obsługiwanych klientów oraz dodatkowych funkcji, które mogą usprawnić pracę.

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców jest taka, że państwo częściowo rekompensuje koszty zakupu pierwszej kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną, mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Polega ona na możliwości odliczenia 90% ceny zakupu kasy (bez podatku VAT), jednak nie więcej niż 700 zł w przypadku każdej kasy.

Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić następujące warunki:

• Złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie o miejscu instalacji kasy fiskalnej przed rozpoczęciem ewidencjonowania
• Rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy w obowiązujących terminach
• Złożyć wniosek o zwrot części kosztów zakupu kasy fiskalnej

Poza kosztem zakupu kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi liczyć się również z kosztami jej eksploatacji. Należą do nich przeglądy techniczne (obowiązkowe raz na dwa lata), które kosztują zwykle od 100 do 200 zł, wymiana papieru do wydruków (kilkadziesiąt złotych miesięcznie, zależnie od liczby transakcji), a także ewentualne naprawy czy aktualizacje oprogramowania.

Konsekwencje braku kasy fiskalnej

Nieprzestrzeganie obowiązku posiadania kasy fiskalnej może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. W przypadku stwierdzenia przez urząd skarbowy, że przedsiębiorca nie ewidencjonuje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej mimo takiego obowiązku, może zostać nałożona dodatkowa sankcja podatkowa w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Ponadto, za każde nieewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, przedsiębiorcy grozi kara grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, która może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. W przypadku powtarzających się naruszeń, organy skarbowe mogą również przeprowadzić szczegółową kontrolę całej działalności, co może prowadzić do wykrycia innych nieprawidłowości.

Kasa fiskalna to nie tylko obowiązek prawny, ale także praktyczne narzędzie, które pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej. Pozwala na bieżące kontrolowanie sprzedaży, generowanie raportów i analiz, ułatwia rozliczenia z urzędem skarbowym i zwiększa zaufanie klientów. Dlatego warto traktować zakup kasy fiskalnej nie tylko jako wymóg prawny, ale również jako inwestycję w profesjonalizację swojego biznesu. Odpowiednio wcześnie zaplanowany zakup i instalacja kasy fiskalnej pozwolą uniknąć niepotrzebnych problemów i dodatkowych kosztów związanych z ewentualnymi sankcjami.