Nota obciążeniowa to dokument księgowy wykorzystywany do obciążenia kontrahenta kosztami, które nie są typową sprzedażą towarów czy usług. Najczęściej służy do rozliczenia kar umownych, odsetek za zwłokę w płatnościach, kosztów transportu czy innych dodatkowych opłat, które nie zostały uwzględnione w fakturze podstawowej.

Poprawnie sporządzona nota obciążeniowa powinna zawierać podstawowe elementy identyfikacyjne, takie jak dane wystawcy i odbiorcy, numer dokumentu oraz datę wystawienia. Kluczowym elementem jest precyzyjne określenie podstawy obciążenia – może to być numer umowy, zamówienia lub innego dokumentu, na podstawie którego naliczane są dodatkowe koszty.

W przeciwieństwie do faktury VAT, nota obciążeniowa nie zawiera podatku VAT i nie jest dokumentem, który zastępuje fakturę. Jest raczej uzupełnieniem dokumentacji księgowej i służy do rozliczenia należności nieobjętych standardową sprzedażą. Warto pamiętać, że prawidłowo wystawiona nota obciążeniowa stanowi podstawę do dokonania płatności i może być wykorzystana jako dowód w postępowaniu windykacyjnym.

Kiedy stosować notę obciążeniową?

Nota obciążeniowa jest dokumentem stosowanym w określonych sytuacjach, które wykraczają poza standardową sprzedaż towarów i usług. Najczęstsze przypadki zastosowania noty obciążeniowej obejmują:

• Naliczanie kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy
• Obciążenie kosztami odsetek za zwłokę w płatnościach
• Rozliczenie dodatkowych kosztów transportu lub przesyłki
• Obciążenie kosztami naprawy uszkodzonego towaru
• Rozliczenie kosztów związanych z reklamacją

Warto podkreślić, że nota obciążeniowa nie zastępuje faktury VAT i nie jest dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT. Służy jedynie do udokumentowania należności, które nie są bezpośrednio związane ze sprzedażą towarów czy usług.

Elementy obowiązkowe noty obciążeniowej

Choć przepisy nie określają ściśle, jak powinna wyglądać nota obciążeniowa, to dla celów księgowych i podatkowych powinna zawierać następujące elementy:

Dane identyfikacyjne

Dane wystawcy i odbiorcy powinny być kompletne i zawierać nazwę firmy, adres oraz numery identyfikacyjne (NIP, REGON). Te informacje są kluczowe dla prawidłowej identyfikacji stron transakcji i późniejszego rozliczenia.

Informacje o dokumencie

Każda nota powinna zawierać numer dokumentu, datę wystawienia oraz miejsce wystawienia. Numeracja powinna być ciągła i jednoznaczna, co ułatwia identyfikację dokumentu w systemie księgowym i zapewnia prawidłowy obieg dokumentacji.

Przedmiot i podstawa obciążenia

W nocie należy precyzyjnie określić powód obciążenia oraz podstawę prawną (np. numer umowy, paragraf). Dokładny opis przedmiotu obciążenia pozwala uniknąć nieporozumień i ewentualnych sporów dotyczących zasadności naliczenia dodatkowych kosztów.

Specyfikacja kwotowa

Nota powinna zawierać szczegółowe wyliczenie kwoty obciążenia z podziałem na poszczególne składniki, jeśli takie występują. Transparentne przedstawienie sposobu wyliczenia kwoty obciążenia zwiększa szansę na terminową zapłatę i minimalizuje ryzyko kwestionowania zasadności noty.

Jak dostosować wzór noty obciążeniowej do własnych potrzeb?

Przedstawiony wzór noty obciążeniowej można łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, uwzględniając specyfikę branży i charakter prowadzonej działalności:

Modyfikacja nagłówka

W zależności od rodzaju obciążenia, można zmienić nazwę dokumentu na bardziej szczegółową, np. „Nota obciążeniowa z tytułu kary umownej” lub „Nota obciążeniowa odsetkowa”. Precyzyjne określenie charakteru dokumentu ułatwia jego klasyfikację i księgowanie.

Dostosowanie sekcji specyfikacji

Tabela specyfikacji może być rozbudowana o dodatkowe kolumny, które lepiej odzwierciedlą charakter obciążenia:

• Ilość dni zwłoki (przy notach odsetkowych)
• Stawka dzienna kary umownej
• Wartość bazowa, od której naliczane są kary lub odsetki

Dodanie informacji uzupełniających

W sekcji uwag można umieścić dodatkowe informacje, które mogą być istotne dla odbiorcy, np. szczegółowe wyliczenie kary umownej, powołanie się na konkretne zapisy umowy czy też informację o konsekwencjach braku zapłaty. Dobrze przygotowane uzasadnienie zwiększa skuteczność egzekwowania należności.

Czy nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty?

Nota obciążeniowa sama w sobie nie jest formalnym wezwaniem do zapłaty, choć pełni podobną funkcję. Jeżeli chcemy, aby dokument miał charakter wezwania do zapłaty, warto dodać odpowiednią adnotację, np. „Niniejsza nota stanowi wezwanie do zapłaty w rozumieniu art. 455 Kodeksu cywilnego”.

W praktyce biznesowej nota obciążeniowa często poprzedza formalne wezwanie do zapłaty i stanowi pierwszy krok w procesie dochodzenia należności. Jeśli kontrahent nie ureguluje należności wynikającej z noty, kolejnym krokiem może być wysłanie formalnego wezwania do zapłaty, a następnie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Nota obciążeniowa a korekta

W przypadku pomyłki w wystawionej nocie obciążeniowej, należy wystawić korektę noty obciążeniowej. Dokument taki powinien zawierać odniesienie do pierwotnej noty oraz jasno wskazywać, które elementy ulegają zmianie i w jakim zakresie.

Korekta noty obciążeniowej może dotyczyć zarówno danych identyfikacyjnych, jak i kwoty obciążenia. Ważne jest, aby zachować spójność numeracji i chronologii dokumentów, co ułatwi ich identyfikację w systemie księgowym i zapewni prawidłowe rozliczenie.