Nota korygująca – jak poprawnie ją wystawić? Wzory i porady

Nota korygująca to dokument, który pozwala na sprostowanie błędów w fakturze bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Ważne jest, by pamiętać, że notą korygującą można poprawiać jedynie błędy formalne, takie jak pomyłki w nazwach, adresach czy numerach identyfikacyjnych – nie można nią modyfikować wartości sprzedaży, stawek podatku czy kwot.

Zgodnie z przepisami, notę korygującą wystawia zawsze nabywca (odbiorca faktury), a nie sprzedawca. Dokument ten musi zawierać określone elementy, takie jak dane wystawcy i odbiorcy, numer faktury której dotyczy, wskazanie treści korygowanej oraz treści prawidłowej.

Wystawienie noty korygującej wymaga akceptacji sprzedawcy, który potwierdza zgodność korekty ze stanem faktycznym. Dokument powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy noty (nabywcy), drugi dla sprzedawcy.

Poniżej przedstawiamy praktyczny wzór noty korygującej, który można dostosować do własnych potrzeb biznesowych. Wzór zawiera wszystkie niezbędne elementy wymagane przepisami prawa.

Kiedy stosować notę korygującą?

Nota korygująca to dokument, który ma ściśle określone zastosowanie. Można ją wystawić wyłącznie w przypadku pomyłek w elementach formalnych faktury, takich jak:

• Błędy w nazwie nabywcy lub sprzedawcy
• Nieprawidłowy adres
• Błędny numer NIP
• Pomyłki w numerze faktury
• Błędna data wystawienia lub sprzedaży
• Nieprawidłowe dane identyfikacyjne pojazdu (w przypadku faktur za usługi motoryzacyjne)

Notą korygującą nie można modyfikować elementów mających wpływ na rozliczenie podatku, takich jak:

• Ilość towaru lub zakres usług
• Ceny jednostkowe
• Stawki podatku VAT
• Kwoty rabatów
• Wartość sprzedaży netto, brutto czy kwoty podatku

W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Jak prawidłowo wypełnić notę korygującą?

Przy wypełnianiu noty korygującej należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów:

1. Numeracja

Noty korygujące powinny mieć własną, odrębną numerację. Zaleca się stosowanie schematu typu „NK/rok/numer” (np. NK/2023/05), co ułatwia identyfikację dokumentu.

2. Dane stron

Należy precyzyjnie wpisać dane zarówno wystawcy noty (nabywcy), jak i sprzedawcy. Ważne jest, aby dane te były zgodne z aktualnym stanem prawnym – aktualne nazwy firm, adresy i numery NIP.

3. Identyfikacja korygowanej faktury

Konieczne jest dokładne wskazanie, której faktury dotyczy korekta – poprzez podanie jej numeru oraz daty wystawienia.

4. Treść korekty

W tabeli należy jasno określić, co konkretnie jest korygowane. Warto zastosować format trzech kolumn:

• Pozycja faktury – wskazuje, który element faktury jest korygowany
• Jest – zawiera błędną treść z oryginalnej faktury
• Powinno być – zawiera prawidłową treść

5. Przyczyna korekty

Choć nie jest to bezwzględnie wymagane przepisami, warto dodać krótkie wyjaśnienie przyczyny korekty.

Akceptacja noty korygującej

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, który potwierdza, że zawarte w niej informacje są zgodne ze stanem faktycznym. W praktyce akceptacja może nastąpić poprzez:

• Podpisanie egzemplarza noty i odesłanie go nabywcy
• Przesłanie potwierdzenia mailowego (w przypadku dokumentów elektronicznych)
• Milczącą akceptację (brak sprzeciwu w rozsądnym terminie)

Warto pamiętać, że nota korygująca sporządzana jest w dwóch egzemplarzach – jeden dla nabywcy (wystawcy noty), drugi dla sprzedawcy.

Nota korygująca online vs. tradycyjna

Noty korygujące można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Coraz więcej firm decyduje się na wystawianie not korygujących online za pomocą programów księgowych lub fakturowych, co znacznie usprawnia proces i ułatwia archiwizację dokumentów.

W przypadku not elektronicznych należy pamiętać o zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu – podobnie jak w przypadku e-faktur.

Niezależnie od formy wystawienia noty korygującej, najważniejsze jest, aby zawierała ona wszystkie wymagane elementy i była zgodna z przepisami prawa podatkowego.